Política de privacidad

1. Quiénes somos

HRpotamia, Erbil, Kurdistan Region, Iraq. Contacto para cuestiones de privacidad: contact.hr@examopotamia.com. Cuando la ley exija un representante en la UE o en el Reino Unido, lo designaremos y publicaremos sus datos aquí.

2. Datos que tratamos y con qué finalidad

Datos de cuenta (como responsable del tratamiento): nombre, correo electrónico profesional, rol, contraseña con hash, horas de inicio de sesión, preferencia de idioma y el espacio de trabajo al que usted pertenece. Finalidad: prestar y proteger su cuenta. Base jurídica: ejecución del contrato con el Cliente y nuestro interés legítimo en la seguridad.

Datos del espacio de trabajo y de facturación (como responsable del tratamiento): nombre de la empresa, país, zona horaria, plan, recuentos de uso, facturas y referencias de pago, y correspondencia con nosotros. Finalidad: el contrato, la facturación y el cumplimiento de la normativa tributaria y contable.

Datos de recursos humanos en los espacios de trabajo (como encargado del tratamiento): expedientes de candidatos y empleados, datos de contacto y de emergencia, documentos de identidad con sus números y fechas de vencimiento, tareas de incorporación, solicitudes de asistencia, fichajes y fichajes remotos, incluida la ubicación del dispositivo en el momento del fichaje, y el contenido que introducen los usuarios del Cliente. Finalidad: el servicio, según las instrucciones del Cliente. Corresponde al Cliente establecer la base jurídica.

Llaves de acceso (como encargado del tratamiento): únicamente la parte pública de la credencial de la llave de acceso y su contador. Los datos faciales y de huellas dactilares nunca salen del dispositivo del usuario y nunca se nos envían.

Datos técnicos (como responsable del tratamiento): registros de seguridad, hashes con sal de las direcciones de red (nunca las direcciones sin procesar), informes de errores y un registro de auditoría de los cambios. Finalidad: seguridad, prevención de abusos y soporte. Base jurídica: interés legítimo.

Funciones de inteligencia artificial (como encargado del tratamiento): cuando un usuario consulta al asistente, escanea un documento o abre el resumen, los datos pertinentes del espacio de trabajo que el usuario puede ver se envían a nuestro subencargado de inteligencia artificial para generar el resultado y no se utilizan para entrenar modelos.

3. Dónde se almacenan los datos y transferencias

Los datos se almacenan y tratan en la infraestructura de Cloudflare, con la base de datos principal y los archivos en una región europea, y se distribuyen a través de la red global de Cloudflare. Las funciones de inteligencia artificial y de correo electrónico utilizan proveedores en Estados Unidos. Las transferencias de datos personales desde la UE, el Reino Unido o Suiza se basan en las cláusulas contractuales tipo y en el Anexo del Reino Unido; véase la Sección 12.4 de los Términos. Si usted se encuentra en un país con normas propias sobre transferencias (por ejemplo, Arabia Saudí, los Emiratos Árabes Unidos o Turquía), su empleador, como responsable del tratamiento, es responsable de cumplirlas, y nosotros le damos soporte con la documentación incluida en los Términos.

4. Cuánto tiempo conservamos los datos

Datos de cuenta y del espacio de trabajo: durante la vida del espacio de trabajo; después se suprimen en un plazo de treinta días desde la resolución, tras el periodo de exportación de treinta días. Entradas de auditoría: hasta cuatrocientos días. Registros de seguridad y de limitación de solicitudes: hasta veinticuatro horas. Copias de seguridad del proveedor y recuperación a un momento determinado: hasta treinta días después de la supresión. Registros de facturación: durante el tiempo que exija la normativa tributaria y contable, normalmente de siete a diez años. Enlaces de restablecimiento de contraseña: treinta minutos.

5. Comunicación de datos

Solo comunicamos datos personales a los subencargados del tratamiento enumerados en el Anexo 1 de los Términos, a asesores profesionales sujetos a confidencialidad y a las autoridades cuando la ley lo exija. No vendemos datos personales ni los utilizamos con fines publicitarios. Podemos divulgar datos para proteger los derechos y la seguridad de los usuarios o del público cuando la ley lo permita.

6. Sus derechos

Según su jurisdicción, usted puede tener derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos, suprimirlos o recibir una copia de ellos, a limitar el tratamiento u oponerse a él, a retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento y a presentar una reclamación ante una autoridad de control (en la UE, la autoridad nacional de protección de datos; en el Reino Unido, la Information Commissioner's Office). Para los datos de cuenta, escríbanos a la dirección de contacto y responderemos en el plazo de un mes. Para los datos de recursos humanos de un espacio de trabajo, póngase en contacto con su empleador; le ayudaremos a responder.

7. Decisiones automatizadas

Las funciones de inteligencia artificial generan borradores, resúmenes y respuestas para que los revise una persona. El servicio no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos o efectos similarmente significativos sobre usted basadas únicamente en medios automatizados. Los resultados de asistencia se calculan a partir de los fichajes y de las reglas del Cliente, y son revisados y aprobados por personas de la organización del Cliente.

8. Seguridad

Las medidas que aplicamos se enumeran en el Anexo 2 de los Términos. Ningún sistema es completamente seguro; si una violación de la seguridad afecta a sus datos, lo notificaremos al responsable del tratamiento sin dilación indebida y, cuando sea obligatorio, a usted y a las autoridades.

9. Cookies y almacenamiento local

Utilizamos una cookie esencial que mantiene su sesión iniciada y el almacenamiento local del navegador para preferencias como el idioma y el tema de la barra lateral. En el registro, Cloudflare Turnstile puede instalar una cookie para distinguir a las personas de los bots. No utilizamos cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios, por lo que no es necesario un banner de consentimiento de cookies.

10. Menores

El servicio está destinado a organizaciones y a su personal en edad laboral. No tratamos a sabiendas datos de menores de dieciséis años, salvo como empleados o candidatos introducidos por un Cliente cuando la legislación laboral local lo permita.

11. Cambios

Actualizamos esta política cuando cambian el servicio o la ley, e indicamos la fecha y la versión en la parte superior. Los cambios sustanciales se notifican a los administradores del espacio de trabajo. Esta es la versión 2.0.

12. Contacto

Preguntas y solicitudes sobre privacidad: contact.hr@examopotamia.com. Dirección postal: HRpotamia, Erbil, Kurdistan Region, Iraq.